Cómo Utilizar el Método Kaizen para Lograr una Mejora Continua

Vivimos en un mundo muy diferente al de nuestros antepasados. La tecnología parece acelerar todo y el nivel de exigencia es cada vez más elevado. Competimos en contra de más personas y el mundo nos demanda mejores resultados.


Ante esta situación existe un concepto japonés que te puede ayudar ampliamente: El método Kaizen. Esta palabra se compone de dos kanjis japoneses: Kai que significa “Cambio” y Zen que significa “Bueno”. En este artículo te explicaré cómo puedes aplicar este sistema de mejora continua en todos los aspectos de tu vida.


Kaizen es un proceso interno que ocurre dentro de tus patrones mentales. El objetivo es que puedas reconocer tu potencial al observar el futuro. Pero también es importante que identifiques las limitantes que te mantienen atascado y puedas lograr un desarrollo continuo en la dirección que tú elijas. Más allá de un simple método, Kaizen es una forma de vida, en donde buscas de manera integral, entrar a un modo de continuo desarrollo, siempre avanzando hacia un lugar mejor.


El Origen de Kaizen

Es interesante saber que este popular término se popularizó gracias a la empresa Toyota.

Al finalizar la segunda guerra mundial, Japón sirvió como una importante línea de suministro para el ejército norteamericano. Bajo estas condiciones, Estados Unidos ayudó a la revitalización de la industria en Japón. Las empresas japonesas se beneficiaron de las metodologías estadounidenses para mejorar los sistemas de calidad.


La empresa automotriz Toyota desarrolló su propio sistema de producción. Un método para alinear a toda la fuerza laboral de la empresa con la intención de crear el mejor producto. Desde ese punto, Kaizen se ha convertido en uno de los principales factores de éxito de Japón, en donde las empresas estructuran todos los esfuerzos a través de este principio, que involucra a todos los empleados, desde el director general hasta los técnicos. Todos entran a un proceso de continuo desarrollo.


¿Quién eres?

Ahora regresemos a tu vida, ¿Dónde estás actualmente?

¿Eres un estudiante que está trabajando duro para crear una vida profesional exitosa? O a lo mejor eres un empleado que quiere destacar en la empresa y recibir mejores bonificaciones.

O puede ser que seas una persona que está iniciando un negocio y quiere conseguir más clientes.

Date cuenta en dónde estás parado, y es justo ahí donde podrás comenzar a aplicar el concepto de Kaizen.


Reconocer tus Principales Objetivos

Lo primero que tienes que reconocer es cuáles son tus principales objetivos. En un artículo anterior te presenté el método “S.M.A.R.T.” para crear objetivos precisos y detallados, ahora te toca crear un sistema que te impulse a lograr esos objetivos. Recordando los orígenes japoneses del método Kaizen, podrás saber que este sistema se implementó para eliminar lo que no funciona, incrementar lo que sí funciona y volver más eficientes todos los procesos dentro de una industria.


Crear un Mapa de Procesos

Para entender el camino del éxito para cualquier objetivo que tengas en mente, tienes que comenzar a revisar tus procesos. Piensa que tu objetivo es el siguiente nivel al cual quieres llegar y el proceso será la escalera que te permitan subir hacia ese nivel.

Una escalera rota puede ser muy peligrosa, así que es tiempo de revisar los pasos dentro de tu proceso, y ajustarlos correctamente:


Para crear un mapa de proceso, hay 7 preguntas que tienes que responder. Este modelo te ayudará a evaluar cada paso dentro de tu proceso actual.

Con cada uno de los pasos que te dirigen a lograr tu objetivo, hazte estas 7 preguntas:

  1. ¿Para qué es importante este paso?

  2. ¿Qué valor positivo estás agregando al cumplirlo?

  3. ¿Dónde deberías de hacer?

  4. ¿Cuándo deberías hacerlo?

  5. ¿Quiénes son las personas que están involucradas?

  6. ¿Cómo se está realizando correctamente?

  7. ¿Con qué frecuencia lo haces?

Ejemplo:

Imagina que tu objetivo es leer un libro cada mes durante los próximos 12 meses. Dentro del proceso está elegir qué libro quiero leer cada mes. Este es un paso dentro del proceso: Elegir un libro. Ahora contestemos a este paso del proceso.


Primera respuesta: "Es importante elegir un libro correcto para leer sobre un tema que me interesa pero que también sea útil para mi vida.”


Segunda respuesta: “Al cumplirlo, estoy eligiendo un libro con consciencia, en donde me comprometo a pasar un mes leyendo a ese autor.”


Tercera respuesta: “Voy a elegir mi libro con base a una lista de recomendaciones”.


Cuarta respuesta: “Me tomaré 1 hora para elegir el libro del siguiente mes.”


Quinta respuesta: “Tomaré la decisión por mí mismo.”


Sexta respuesta: “Voy a tomar notas durante todo el mes de los libros que me llamen más la atención e investigaré sobre los autores que me interesan.”


Séptima respuesta: “Una vez al mes, al terminar el libro anterior, elegiré el siguiente libro.”


Esta es una idea muy general de lo que puedes realizar en la evaluación de tus procesos.


El Impacto Kaizen

La idea es que tengas una visión general de todas las actividades que realizas en tu vida, y puedas evaluar qué tan útiles son para lograr los objetivos que deseas. Al revisar todos tus procesos, podrás hacer 4 cosas muy importantes.

  1. Podrás eliminar todas las cosas que son un desperdicio de tiempo y energía.

  2. Podrás re-ordenar las actividades para ser más eficiente.

  3. Podrás simplificar los procesos y quedarte con las actividades que son fundamentalmente importantes

  4. Podrás validar los cambios positivos que están mejorando tu proceso.

Muchas personas quieren lograr grandes cambios en un corto espacio de tiempo. Los grandes motivadores muchas veces te van a convencer de crear un gran cambio rápidamente, sin embargo, aunque estas ideas te hagan sentir muy emocionado cuando las escuchas, al comenzar tu proceso te das cuenta que no es tan sencillo. La emoción positiva desaparece y te quedas con miedo, ansiedad y desilusión. Esto hace que nuestro cerebro se cierre, olvidemos los grandes objetivos del futuro, y nos concentremos en actividades que nos den un placer instantáneo. Acabarás procrastinando todos tus objetivos y dejarás de ejecutar los hábitos positivos que te propusiste.


Mini Hábitos

El método Kaizen, te ayudará a crear toda una estructura mental que se base en mini-hábitos. En un video anterior profundizamos más sobre este tema. Sin embargo, te recuerdo rápidamente en qué consiste a través de las 4 P 's: Los Mini hábitos son pequeñas, prácticas, periódicas, positivas. La idea es que hagas estos pequeños cambios de manera progresiva para mejorar todo tu sistema.


Al incorporar estos pequeños cambios positivos a tu vida, te darás cuenta que tu resistencia al cambio comenzará a disminuir. El método Kaizen tiene la intención de reconfigurar todo tu paradigma. En lugar de tener grandes deseos que nunca concretes, podrás crear en lugar, un sistema que te permita un continuo desarrollo.


Planear, Hacer, Verificar y Actuar

Para que entiendas con mayor claridad este modelo, puedes pensar en el ciclo:

“Planear, hacer, verificar y actuar.”

Ahora, te sugiero detenerte un segundo, y ponerle mucha atención al siguiente proceso.

Al inicio está la etapa de planear, es importante que empieces por definir el plan que tienes para lograr tus objetivos.

Después viene la etapa de Hacer. Una vez que sepas que acciones hacer, tienes que poner en práctica el proceso que te llevará hacia tus objetivos. Aquí será necesario que cultives tu disciplina personal y te comprometas con los mini hábitos que propusiste.

A continuación sigue la etapa de Verificar. Es importante que de manera diaria o semanal, hagas un análisis de tus resultados. Mide qué fue lo que funcionó y qué es lo que no está funcionando. Esto te dará mayor claridad.

Al finalizar entrarás a la etapa de Actuar. En relación con los resultados que obtuviste, haz las modificaciones necesarias para mejorar el sistema y hacer las correcciones necesarias.

A medida que avances, mantendrás esta rueda en movimiento, y crearás un sistema que continuamente esté en desarrollo.


El Gran Secreto

Aquí está el verdadero secreto, puede parecer muy obvio sin embargo, mucha gente puede despreciar este consejo:

“Enfócate en pequeños objetivos que le den una base sólida a tu sistema de vida”. Cuando logres estos objetivos date una pequeña recompensa que solidifique el sistema e integre el hábito positivo a tu estilo de vida.


Recuerda que Kaizen más que un simple modelo, es toda una mentalidad en donde de manera continua hay un crecimiento gradual e interconectado. Tú eres el único responsable de:

  • Identificar los procesos actuales que tienes.

  • Medir el desempeño de tus acciones y observar tus resultados.

  • Comparar diferentes opciones y observar las áreas donde puedes mejorar.

  • Innovar mejores soluciones que previamente no habías considerado.

  • Integrar buenos hábitos y hacerlos parte de tu vida diaria.

  • Y repetir este ciclo para avanzar constantemente y seguir mejorando.

Es hora de hacer los cambios necesarios.

Comprométete con una vida de continuo crecimiento y desarrollo.





Entradas Recientes

Ver todo

La Regla de las 5 Horas • El Camino al Éxito

Existen personas que han alcanzado enormes niveles de éxito. Personas que han sobresalido en el mundo de los negocios, en la política o en el arte, ante esto nos preguntamos: ¿Qué es lo que los hace t